Practica 3. GdC

Practica: EOI_CdG_03

Francesc Xavier Funes Ayuso
Joan Carles Muñoz Alvarez

APLICACIÓ D’UN BPM A L’ENTORN DE LA NOSTRA EMPRESA

Introducció.

Aquesta pràctica consisteix en l’estudi de la presentació “Sistemas de Información para la Gestión” i analitzar les possibilitats d’implantació dintre de l’entorn organitzatiu de la nostra empresa.
Partirem dels coneixements sobre BPM que s’han presentat a classe per intentar definir els punts característics de la nostra empresa envers la seva aplicació i conclourem amb la redacció dels possibles canvis a realitzar per que la seva implementació sigui possible des d’un punt de vista funcional de manera que pugui suposar una millora en la productivitat.

Desenvolupament.

La presentació desenvolupa l’apartat corresponent a les TICs que conformen un SIC, els anomenats “Sistemes d’informació per la Gestió del Coneixement”.
Les organitzacions actuals han d’aconseguir flexibilitat, agilitat i eficiència per adaptar-se a un entorn canviant i poder sobreviure. Per aconseguir aquest objectiu cal poder orientar els processos de tota l’empresa cap els objectius estratègics marcats per la direcció de manera que es consumeixin el menor numero de recursos possibles.
En aquest camp les tecnologies BPM permeten adoptar una estratègia per gestionar els processos, però aconseguir aquesta fita no es únicament una qüestió d’adopció d’una nova tecnologia, si no que es imprescindible el coneixement dels propis processos, el sistema actual de gestió de dades i els recursos disponibles de manera que es puguin crear els processos adequats adaptats a l’estratègia general de la companyia. Aquesta nova gestió i definició dels processos, orientats cap als objectius empresarials, s’han d’implementar dintre d’un cicle de millora continua per poder adaptar-los a les necessitats canviants de l’entorn.
Els processos de negoci gestionen informació de diferents fonts i que han de ser gestionades de diferents maneres. El BPM organitza el flux d’aquesta informació, distribuint-la d’acord al procés definit, de manera que aquest es desenvoluta de manera, àgil i controlada. Aquest control es el que permet posteriorment realitzar un anàlisi del funcionament del procés i determinar si s’ajusta a l’objectiu, de manera que pugui ser canviat i adaptat sense problemes.

Integració d’un BPM a la nostra empresa.
Desprès de l’estudi de la documentació ha quedat clara la importància d’aquest tipus de tecnologia per poder gestionar la informació d’una organització de manera àgil i flexible. Ara més que mai es fa necessària la capacitat de les empreses de poder donar resposta a les sol•licituds d’un mercat on els canvis es succeeixen cada vegada mes ràpidament. Tanmateix, creiem que donat les múltiples característiques del que anomenem empresa u organització, aquest tipus d’eines es fa encara mes imprescindible quan mes gran i mes diversificada es trobi aquesta, fins el punt que es fa pràcticament impossible gestionar correctament el processos de manera correcta i eficient en una gran organització sense aquest tipus d’eina.
Ja vam comentar a la pràctica numero 1 que com moltes altres del nostre entorn podíem considerar la nostra empresa com l’exemple pràctic de l’empresa industrial del segle XX, on el creixement i la productivitat s’ha tractat sempre des de un punt de vista tecnològic i de procés de fabricació, dintre d’un mercat amb pocs canvis. Tot i l’aplicació de sistemes informàtics ERP per la gestió de la informació, aquesta es sempre explicita, tanmateix pot ser guardada i transmesa amb facilitat però es troba lluny de l’acció i de la presa de decisions i per tant es de poca utilitat per si mateixa i requereix, per la seva utilització, d’una transformació i interpretació constants. Es precisament aquesta necessitat constant de dedicació de recursos el que fa que el resultat final envers les necessitats de l’empresa sigui gairebé sempre poc satisfactori en termes de flexibilitat i efectivitat, i en conseqüència de productivitat i rendiment.
Existeixen al nostre entendre dos impediments principals que han de ser modificats prèviament a la implantació d’un BPM a la nostra empresa.
El primer correspon a l’estructura mateixa de l’organització. Al tractar-se d’una empresa amb una organització piramidal basada en unitats departamentals, els processos es veuen sempre influenciats per la jerarquia, la burocràcia i els interessos particulars o departamentals per sobre del interès general de la companya. La presentació de l’assignatura concreta molt encertadament les conseqüències d’aquesta estructura que podem trobar, com la dificultat per la realització de els tasques i pel desenvolupament personal; la pèrdua de la innovació i l’obsessió per assignar responsabilitats.
El segon correspon als processos pròpiament dits, dons aquests no estan orientats a l’estratègia general de companyia. Aquesta mancança produeix processos paral•lels o incompatibles, accions duplicades o faltes en la gestió que afecten profundament al rendiment dels processos de gestió i a la presa de decisions, que conseqüentment afecten a tota la resta de la organització, i al seu rendiment i productivitat.

Conclusions.

Tot apunta a que per poder implantar de manera correcta un BPM haurem de realitzar canvis a la organització que solucionin les mancances anomenades anteriorment:
La informació consultada sembla indicar que s’hauria de convertir la mateixa organització cap a una estructura organitzada per processos, d’aquesta manera la gestió de la organització com un sistema de flux permetria la definició, l’anàlisi i el disseny dels processos necessaris i verificar que aquests estan orientats cap a l’objectiu general de l’empresa. Cal ressaltar que la implantació d’aquest nou sistema de gestió implicaria treballar amb les fases del cicle de vida dels processos, d’Anàlisi, Configuració, Execució i Auditoria, i que conclourien amb el cicle de millora contínua necessari per la flexibilitat i eficiència del sistema.

Bibliografia

Xavier Resa.- “Sistemas de Información para la Gestión” Presentacions de l’assignatura de Gestió del Coneixement. UPC – ETSEIAT- EOI.

http://www.bpm-spain.com/

http://www.polymita.com/portal/es

http://www.club-bpm.com/